Manfaat Menggunakan Buku Kas pada Bisnis dan Cara Membuatnya

Hitekno.com - Mulai dari perusahaan kecil yang dikelola langsung oleh pemilik, sampai yang beromzet milyaran dollar, semuanya memerlukan buku kas.

Buku kas atau cash book atau buku besar adalah alat manajemen keuangan paling tua yang masih digunakan sampai sekarang, bahkan tetap diperlukan di masa datang. Ia digunakan di perusahaan kecil, dimana sang pemilik masih secara langsung sibuk mengontrol keluar masuknya kas. Ia juga digunakan di perusahaan menengah, besar sampai multinasional dengan omzet milyaran dollar.

Bentuknya sederhana saja. Setidaknya terdiri dari tiga atau empat kolom; yaitu keterangan, debit, kredit dan saldo. Kolom keterangan untuk mencatat penjelasan suatu transaksi. Jumlah penerimaan uang dicatat pada kolom debit atau kas masuk. Sedangkan jumlah pengeluaran uang dicatat pada kolom kredit atau kas keluar. Sisa kas dicatat pada kolom saldo kas.

Baca Juga: Ingin Memulai Bisnis? Yuk, Kenalan dengan Invoice Generator

Beberapa buku besar tidak menyertakan kolom saldo, melainkan mencantumkan pada bagian bawah laporan kas. Angka saldo kas ini harus cocok dengan jumlah uang secara fisik. Jika tidak, maka pasti terjadi kesalahan pada pencatatan atau transaksi itu sendiri.

Meski bentuknya sederhana, cash book memiliki fungsi vital dalam pengelolaan keuangan. Namun sayang banyak UKM, terutama pengusaha pemula, mengabaikan penggunaan buku besar dalam memanage keuangan usaha. Mereka menganggap proses pencatatan buku kas merepotkan saja, terlalu birokrasi, hanya jadi beban administrasi yang tidak perlu. Mereka berpikir manfaat buku besar tidak terlalu penting karena merasa mampu mengontrol semua transaksi keuangan usaha tanpa perlu bantuan kas.

Anggapan buku kas tidak diperlukan bagi pengusaha kecil bahkan sekelas mikro patut diluruskan. Pengelolaan usaha tidak semestinya bersandar pada ingatan belaka. Pengelolaan usaha yang baik juga berlaku pada usaha-usaha kecil. Justru dengan melakukan manajemen keuangan yang baik, seorang pengusaha bisa mengetahui perkembangan usaha, meningkatkan keuntungan, menghindari dari kerugian dan merencanakan usaha-usaha berikutnya. Selain itu, dengan bentuknya yang sederhana dan murah, sebenarnya tidak beralasan untuk tidak menerapkan buku besar pada usaha.

Baca Juga: Ingin Menggunakan Aplikasi Jurnal Akuntansi? Berikut Panduan Lengkapnya

Cara Membuat Buku Kas

1. Cara Folio (Scronto) Dwi Halaman

A. Halaman debet, yang dipergunakan untuk mencatat pemasukan atau penerimaan uang dengan menyebut asal uang itu. Halaman debet terdiri dari beberapa kolom antara lain:

Baca Juga: 7 Tips Membuat Manajemen Akuntansi & Keuangan Lebih Efisien dengan Program Akuntansi

• Untuk mencatat tanggal pemasukan uang tersebut.
• Untuk mencatat keterangan dari mana saja yang didapati, singkat tapi jelas.
• Untuk mencatat nonor urut dari bukti penerimaan uang.
• Untuk mencatat jumlah uang yang diterima oleh kas pada tanggal itu.

B. Halaman kredit, yang dipergunakan untuk mencatat pengeluaran uang dengan menyebut sebab/alasan dikeluarkannya uang tersebut. Halaman kredit itu terdiri dari beberapa kolom antara lain:

• Untuk mencatat tanggal ketika pengeluaran uang tersebut.
• Untuk mencatat segala keterangan untuk apa dan kepada siapa saja uang dikeluarkan.
• Untuk mencatat nomor urut dari buku pengeluaran uang.
• Untuk mencatat jumlah uang yang dikeluarkan pada tanggal itu

2. Cara Folio Satu Halaman

Buku besar ini merupakan pembukuan dengan keluar dan juga masuknya uang pada satu halaman. Kantor-kantor kecil biasanya menggunakan cara ini untuk membuat pembukuan kasnya.

Baca Juga: Mekari Flex, Platform Digital Pengelola Benefit di Era Future of Work

Buku besar satu halaman ini terdiri dari 5 kolom, yaitu:

• Kolom pertama berisi pencatatan tanggal.
• Kolom kedua isinya keterangan mengenai sumber masuknya uang jika penerimaan kas. Kolom kedua ini bisa juga diisi dengan keterangan tentang keperluan dari pengeluaran kas.
• Kolom ketiga berisi nomor urut dari bukti kas yang ada, baik itu untuk pemasukan atau pengeluaran kas.
• Kolom keempat berisi jumlah dari penerimaan uang pada kas terakhir yang berisi jumlah saldo kas yang ada.
• Kolom kelima digunakan untuk menuliskan jumlah pengeluaran dari kas yang dilakukan.

3. Cara Tabelaris

Buku kas tabelaris ini berisi lajur-lajur atau golongan-golongan yang didalamnya diisi sesuai dengan keperluan kantor. Penulisan dengan cara ini sama dengan pada kas secara folio. Pada halaman sebelah kiri disebut dengan debit serta yang kanan adalah kredit.

Manfaat utama penggunaan buku kas

Berikut beberapa manfaat utama penggunaan buku besar referensi dari Jurnal by Mekari.

1. Melindungi Uang Anda

Cash book tentu saja tidak dapat melindungi uang anda dari pencurian. Untuk ini anda memerlukan brankas atau kotak penyimpanan uang yang baik. Namun bagaimana anda tahu uang anda berkurang jika anda tidak tahu berapa jumlahnya? Untuk mengetahui berapa jumlah uang anda yang seharusnya ada pada brankas, anda memerlukan catatan. Catatan itu bernama cash book.

Contoh paling mudah manfaat cash book adalah buku tabungan. Anda pasti takkan mau menabung pada bank yang tidak menyediakan buku tabungan bukan? Melalui buku tabungan, anda yakin uang anda tersimpan dan terkelola dengan baik. Buku tabungan melindungi uang anda karena mencantumkan catatan mengenai transaksi dan saldo uang anda. Begitulah gunanya buku kas. Setiap hari anda bisa menghitung uang anda dan mencocokkannya dengan catatan dalam cash book.

2. Menganalisa Sumber Penghasilan Usaha

Hari ini saldo kas anda tiba-tiba melonjak. Apakah ini pertanda omset anda hari ini sedang baik? Belum tentu. Sebagian kas datang dari penjualan tunai hari ini. Sebagian yang lain dari pembayaran piutang pelanggan, atau penjualan aset non usaha, atau pembayaran uang muka (berarti anda hutang kepada pelanggan), atau ada penerimaan pinjaman dari debitor.

Anda bisa menganalisa sumber-sumber penerimaan kas usaha melalui buku kas. Jika anda tidak mencatat transaksi penerimaan kas, anda bisa terkecoh. Anda berpikir uang anda bertambah karena omzet anda sedang naik, padahal sebenarnya uang itu berasal dari penjualan peralatan yang tak terpakai.

3. Memonitor Kemana Uang Mengalir

Salah satu kunci pengelolaan usaha yang baik adalah mengendalikan biaya dan pengeluaran kas. Setiap pengeluaran kas harus sesuai dengan tujuan usaha. Buku kas menyediakan informasi tentang untuk apa saja uang anda keluarkan. Melalui buku besar anda bisa memonitor dan mengendalikan agar rencana pengeluaran kas tidak lebih besar dibanding penerimaan dan saldo kas.

Salah satu kesalahan umum pengusaha UKM adalah mencampur uang pribadi dengan uang usaha yang biasanya menyebabkan pengusaha tiba-tiba merasa kekurangan uang karena pengeluaran pribadi yang menggerogoti pendapatan usaha. Buku kas membantu anda mengontrol pengeluaran uang anda.

4. Mengetahui Perkembangan Usaha

Untuk menilai performa keuangan suatu usaha diperlukan laporan keuangan lengkap, yang diperoleh melalui sistem akuntansi. Namun sistem akuntansi seringkali dianggap rumit dan hanya bisa dilakukan oleh tenaga-tenaga terlatih. Meski demikian, anda tetap bisa mengira-ngira bagaimana perkembangan usaha melalui buku kas.

Secara gampang, usaha anda berjalan baik jika dalam periode waktu tertentu uang kas anda bertambah. Sebaliknya, jika uang anda berkurang maka usaha anda mungkin sedang mengalami kemunduran. Tentu anda perlu menganalisanya lebih detail. Untuk itu anda bisa merekapitulasi dan mengelompokkan data-data dari cash book anda untuk mengetahui darimana dan kemana uang anda berputar.

5. Pengambilan Keputusan Usaha Yang Lebih Baik

Keputusan usaha yang baik diambil berdasarkan data-data yang akurat. Tidak seyogyanya anda mengambil keputusan usaha tanpa didukung informasi yang cukup. Buku kas adalah sumber informasi keuangan yang pertama. Dengan sedikit usaha untuk merekapitulasi, mengelompokkan dan membuat perbandingan, anda dapat memperoleh bahan pengambilan keputusan keuangan yang dapat dipertanggungjawabkan.

Dari buku kas pula anda bisa memulai menyelenggarakan buku-buku dan catatan-catatan pembantu, seperti buku penjualan, buku pembelian dan lain-lain. Dengan mempelajari informasi yang disusun dari cash book, anda bisa mengetahui pola usaha anda. Dari situ anda bisa membuat perencanaan usaha yang lebih baik.

6. Meningkatkan Bonafiditas Performa Usaha

Adalah hal yang umum jika kini perbankan, lembaga-lembaga pemberi pinjaman dan pajak mensyaratkan adanya catatan keuangan usaha. Dengan menyelenggarakan pencatatan keuangan yang baik, minimal buku kas, nilai bonafiditas usaha anda bertambah di mata para pemberi kredit. Mereka lebih menyukai memberikan bantuan keuangan pada usaha yang dikelola dengan baik.

Sedangkan untuk kepentingan perpajakan, cash book adalah salah satu dokumen pertanggungjawaban penghitungan pajak anda. Tanpa buku kas atau catatan keuangan, bisa saja pihak pajak mengenakan tagihan pajak yang keliru dan merugikan usaha anda.

7. Buku kas itu sederhana dan mudah

Anda bisa memulai pencatatan buku kas dengan membuat garis kolom-kolom pada buku kosong, atau membeli buku kas yang banyak tersedia dimana-mana. Anda bisa menulis dengan tangan, atau menggunakan program spreadsheet komputer. Tidak butuh keahlian khusus dan waktu lama untuk menguasai pencatatan kas. Yang dibutuhkan adalah kedisiplinan. Namun bukankah hanya dengan kedisplinan, kita bisa mengelola keuangan usaha dengan baik? Ayo mulai mencatat keuangan usaha anda.

Kelola Arus Kas Lebih Mudah dengan Menggunakan Aplikasi Buku Kas Jurnal by Mekari

Untuk kesuksesan dan kelancaran bisnis, Anda tentu juga harus didukung  perencanaan keuangan yang baik. Melakukan penghitungan, pelaporan dan analisis keuangan merupakan kegiatan pendukung.

Jurnal by Mekari merupakan aplikasi buku kas online dengan berbagai macam fitur yang memudahkan proses akuntansi, mulai dari membuat aplikasi buku kas usaha, laporan keuangan, menghitung biaya dan anggaran, mengelola stok dan pelaporan pajak menjadi lebih mudah, hingga akuntansi perusahaan dagang.

Kelola Buku Kas Jadi Mudah dengan Jurnal by Mekari

Jurnal.id merupakan aplikasi buku kas online dengan laporan keuangan seperti neraca keuangan, arus kas, laba-rugi, dan lainnya. Tujuan Jurnal.id adalah memudahkan pembukuan serta proses akuntansi pemilik bisnis.

Semua perusahaan dan pengusaha pasti menginginkan administrasi yang berjalan baik sementara masih banyak perusahaan yang kesusahan untuk mengelola administrasi yang baik, untuk itulah Jurnal.id hadir sebagai aplikasi buku kas untuk menunjang kesuksesan pebisnis.

Dengan menggunakan Jurnal.id, maka lebih menghemat waktu proses administrasi dan operasional, dengan harga yang efisien, efektif dan cepat. Karena itu, pebisnis bisa lebih fokus untuk mengembangkan usahanya.

Jurnal.id bisa diakses secara fleksibel, untuk berbagai perangkat dan kapan saja, selama terhubung dengan internet. Menggunakan aplikasi buku kas ini menjadikan pengguna lebih mudah dalam membuat invoice atau faktur, mengecek inventori, serta membuat laporan keuangan.

Jadi, sistem akuntansi Jurnal.id menjadikan pembuatan laporan keuangan perusahaan lebih mudah, aman, cepat, nyaman, dan datanya bisa diakses secara real-time. Menariknya, Jurnal.id telah memiliki keamanan berstandar tinggi, ISO 27001, setara dengan bank, sehingga keamanan data perusahaan terjamin.

Selain itu, Jurnal memiliki banyak fitur didalamnya seperti:

• Fitur pembelian di mana didalamnya terdapat fitur purchase order dan invoice dengan rinci dan lengkap.
• Pembuatan faktur dan perhitungan pajak otomatis.
• Cash link.
• Pembuatan laporan keuangan dan masih banyak lagi fitur lainnya.
• Manajemen Stok

Tunggu apa lagi? Segera daftarkan bisnis Anda ke Jurnal sekarang juga dan nikmati free trial 14 hari.