Begini Cara Membuat Chatbot WhatsApp Business Tanpa Ribet, Cek Fitur dan Tips Maksimalin Penjualan!

Hitekno.com - WhatsApp Business bukan lagi sekadar aplikasi pesan biasa, melainkan alat penting bagi pelaku bisnis untuk berinteraksi dengan pelanggan secara cepat dan efisien.

Salah satu cara terbaik memaksimalkan fungsi WhatsApp Business adalah dengan menggunakan chatbot, yang mampu menjawab pertanyaan pelanggan secara otomatis, mengelola pesan masuk, dan bahkan membantu proses penjualan tanpa harus selalu online.

Dengan mengikuti step by step cara membuat chatbot WhatsApp Business, sehingga Anda bisa menghadirkan pengalaman interaksi yang lebih profesional dan hemat waktu bagi bisnis Anda.

Chatbot memungkinkan bisnis merespons pesan pelanggan secara cepat dan 24/7, sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan tanpa harus menunggu jam kerja.

Selain itu, otomatisasi percakapan membantu tim menghemat waktu dan tenaga, karena pertanyaan yang sama bisa dijawab secara otomatis.

Chatbot juga dapat meningkatkan penjualan dengan memberikan rekomendasi produk, promosi, dan panduan pembelian, serta mengelola pesan dengan lebih tertata untuk memudahkan follow-up dan analisis interaksi.

Dengan kemampuan personalisasi layanan, pelanggan merasa lebih diperhatikan, sementara risiko kesalahan manual dalam memberikan informasi penting pun dapat diminimalkan.

Berikut langkah-langkah cara membuat chatbot WhatsApp Business:

1. Unduh dan Instal WhatsApp Business

• Buka Google Play Store (Android) atau App Store (iPhone).
• Cari “WhatsApp Business”.
• Ketuk “Install” atau “Pasang” (gratis).
• Buka aplikasi setelah terinstal.
• Masukkan nomor telepon khusus bisnis (bisa nomor baru atau nomor lama, tapi disarankan nomor baru agar tidak mengganggu WhatsApp pribadi).
• Verifikasi nomor dengan kode OTP.
• Lengkapi profil bisnis: nama usaha, logo/foto, alamat, jam operasional, deskripsi, website, email, dll.
• Selesai! Anda sudah memiliki akun WhatsApp Business.

2. Membuat Chatbot untuk Pelanggan Baru (Pesan Selamat Datang atau Welcome Message)

Baca Juga: Oppo Reno14 F hingga A6 Pro: HP Oppo 4 Jutaan Terbaik untuk Gaming, Kamera, dan Daily Use!

Fitur ini otomatis mengirim pesan pertama ketika ada pelanggan baru chat Anda.

Langkah-langkah:

Buka WhatsApp Business → tab “Chat”.

Ketuk titik tiga di kanan atas → “Setelan” → “Alat Bisnis” → “Pesan menyapa”.

Aktifkan “Kirim pesan menyapa”.

Ketuk “Pesan menyapa” → pilih atau buat pesan baru. Contoh pesan:
text

"Halo kak Selamat datang di *Toko Baju Cantik* 
Ada yang bisa kami bantu hari ini?
Ketik angka untuk memilih:

• Lihat Katalog Terbaru
• Cek Ongkir
• Cara Pemesanan
• Tanya Admin"

Atur penerima (biasanya “Semua orang” atau kecualikan kontak tertentu).

Simpan.

Sekarang setiap orang yang pertama kali chat Anda akan langsung mendapat pesan otomatis ini.

3. Membuat Chatbot dengan Fitur Balas Cepat (Quick Reply)
Fitur ini seperti menu pilihan yang bisa Anda buat hingga ratusan.

Langkah-langkah:

Buka WhatsApp Business → Setelan → Alat Bisnis → Balasan cepat.

Ketuk tanda “+” untuk menambah balasan baru.

Isi:

• Pesan: tulis respons lengkap (bisa panjang + foto + link).
• Pintasan: misal /katalog (harus diawali tanda “/”)
• Kata kunci: misal “katalog”, “harga”, “ongkir”

Contoh balasan cepat yang sering dipakai:

• /katalog → kirim PDF katalog atau album foto
• /order → kirim format pemesanan
• /ongkir → “Silakan kirim kota tujuan ya kak”
• /1 → respons untuk pilihan nomor 1 di welcome message

Simpan.

Cara kerja chatbotnya: Di pesan selamat datang, Anda minta pelanggan ketik angka 1-4. Kemudian buat balasan cepat dengan kata kunci “1”, “2”, dst. Ketika pelanggan ketik “1”, Anda tinggal ketik /1 atau ketik kata kunci “1” → pilih balasan cepat → kirim otomatis dalam 1 detik. Seperti chatbot sungguhan!

4. Menyempurnakan Chatbot Anda (Agar Terlihat Lebih Profesional)

Buat Pesan Tidak Aktif (Away Message)

• Setelan → Alat Bisnis → Pesan tidak aktif
• Aktifkan dan atur jadwal (misal di luar jam 08.00-21.00)
• Contoh:
  text
  "Maaf kami sedang offline
  Jam operasional: 08.00 - 21.00 WIB
  Pesan Anda akan kami balas secepatnya ya kak "

Gunakan Label untuk Mengelompokkan Chat

• Label seperti: Baru, Menunggu Pembayaran, Packing, Selesai
• Membantu Anda tidak bingung saat ramai.

Tambahkan Katalog Produk (Opsional tapi sangat membantu)

• Setelan → Alat Bisnis → Katalog
• Tambah produk + foto + harga + link
• Bisa langsung kirim katalog ke pelanggan.

Gunakan Tombol Balas Cepat (Quick Reply Buttons) – Fitur Terbaru 2025 WhatsApp Business sekarang sudah mendukung tombol (maksimal tiga tombol).

• Saat membuat balasan cepat, pilih “Tambahkan tombol”
• Contoh tombol: “Lihat Katalog”, “Cek Ongkir”, “Hubungi Admin”

Gunakan Multiple Admin (Tim)

• Bisa pakai WhatsApp Business API (berbayar) atau aplikasi pihak ketiga seperti WBSuite, ChatAPI, dll jika ingin full otomatis tanpa campur tangan manusia.

Fungsi dan kegunaan chatbot di WhatsApp Business:

• Membalas Pesan Otomatis – Chatbot dapat menjawab pertanyaan pelanggan secara langsung tanpa perlu interaksi manual.
• Layanan 24/7 – Memberikan informasi dan dukungan kapan saja, meski tim tidak online.
• Meningkatkan Penjualan – Membantu memandu pelanggan dari pertanyaan hingga proses pembelian, termasuk rekomendasi produk dan promosi.
• Pengelolaan Pesan yang Rapi – Memudahkan penyortiran, pencatatan, dan analisis percakapan dengan pelanggan.
• Personalisasi Interaksi – Menyapa pelanggan dengan nama atau menyesuaikan jawaban sesuai kebutuhan mereka.
• Pengingat dan Notifikasi Otomatis – Bisa digunakan untuk mengirim pengingat, konfirmasi pesanan, atau info promo secara otomatis.
• Mengurangi Beban Tim – Mengurangi pertanyaan repetitif sehingga tim bisa fokus pada pekerjaan yang lebih strategis.
• Minimalkan Kesalahan Manual – Memberikan informasi yang konsisten dan akurat tanpa risiko salah ketik atau lupa.

Berikut beberapa tips dan trik dalam menggunakan chatbot WhatsApp Business agar lebih efektif untuk bisnis:

• Rancang Alur Percakapan yang Jelas – Buat skenario tanya-jawab yang logis dan mudah dipahami pelanggan.
• Gunakan Pesan Sambutan yang Ramah – Sambut pelanggan dengan hangat agar interaksi terasa personal.
• Segmentasi Pelanggan – Sesuaikan pesan atau penawaran berdasarkan tipe pelanggan untuk hasil lebih efektif.
• Update Konten Secara Berkala – Pastikan informasi produk, harga, dan promo selalu terbaru.
• Integrasikan dengan Sistem Lain – Hubungkan chatbot dengan CRM atau katalog online untuk otomatisasi lebih lanjut.
• Gunakan Fitur Quick Reply – Sediakan opsi jawaban cepat agar pelanggan lebih mudah berinteraksi.
• Pantau dan Analisis Data – Lihat pesan yang paling sering ditanyakan untuk menyempurnakan alur chatbot.
• Jangan Terlalu “Robotik” – Sisipkan sentuhan manusia, seperti emoji atau sapaan personal, agar interaksi tetap hangat.

Nah, itu dia panduan dan tips menggunakan chatbot WhatsApp Business supaya bisnis kamu bisa lebih praktis dan efisien.

Dengan sedikit setup dan strategi yang tepat, kamu bisa lebih fokus ke hal penting lainnya tanpa harus kewalahan membalas pesan pelanggan satu per satu. Yuk, mulai coba sekarang dan rasakan sendiri bedanya!