Cara Pindahkan Data dari Microsoft Word ke Excel Tanpa Berantakan

Hitekno.com - Memindahkan data dari Microsoft Word ke Excel seharusnya mudah, namun seringkali berakhir menjadi mimpi buruk. Tabel yang berantakan, data yang tidak pas di kolomnya, dan jam kerja yang terbuang untuk merapikan semuanya secara manual.

Bagi banyak orang, memindahkan data dari Microsoft Word ke Excel sering kali menjadi tugas yang membingungkan dan memakan waktu.

Namun, sumber masalah memindahkan data dari Microsoft Word ke Excel bukanlah pada proses copy-paste itu sendiri, melainkan pada 'jebakan' tak kasat mata yang tersembunyi di dalam dokumen Word Anda.

Mengenal Musuh Tak Terlihat

Di balik teks yang Anda lihat, Word menyimpan banyak sekali karakter format tersembunyi, seperti spasi ekstra, tab, dan yang paling krusial, tanda paragraf (¶). Karakter-karakter inilah yang seringkali mengacaukan proses pembacaan data oleh Excel.

Langkah pertama sebelum melakukan konversi apapun adalah "melihat" musuh Anda. Caranya:

1. Di dokumen Word, buka tab Home.
2. Klik tombol Show/Hide Paragraph Marks (ikonnya terlihat seperti ¶) atau tekan Ctrl+Shift+*.

Setelah diaktifkan, Anda akan melihat semua karakter 'gaib' yang selama ini mengatur tata letak dokumen Anda.

Dari sinilah strategi pembersihan dimulai.

Strategi 1: Menaklukkan 'Daftar' dengan Find and Replace

Ini adalah skenario paling rumit. Jika Anda memiliki daftar panjang (misalnya, nama, alamat, kota dalam baris terpisah), menyalinnya langsung ke Excel akan menghasilkan bencana.

Baca Juga: Fungsi File Msgstore di WhatsApp, Mengapa Penting, dan Bagaimana Cara Aman Menghapusnya

Kuncinya adalah mengubah tanda paragraf menjadi pemisah yang bisa dibaca Excel (seperti koma), lalu menyimpannya dalam format yang 'dimengerti' Excel.

1. Ganti Pemisah Baris: Gunakan fitur Find and Replace (Ctrl+H). Di kolom "Find", masukkan ^p^p (jika ada baris kosong antar entri) atau ^p (jika tidak ada). Di kolom "Replace", masukkan karakter unik yang tidak ada di dokumen Anda, misalnya ~. Klik Replace All. Kini semua entri Anda akan berada dalam satu baris besar.
2. Buat Pemisah Kolom: Buka lagi Find and Replace. Kali ini, ganti ^p dengan koma (,). Ini memberitahu Excel di mana harus memotong data untuk kolom baru.
3. Kembalikan Format Daftar: Buka lagi Find and Replace. Ganti karakter unik Anda (misalnya ~) dengan ^p. Kini dokumen Anda kembali menjadi daftar, namun dengan koma sebagai penanda kolom.
4. Simpan sebagai Plain Text: Ini langkah krusial. Klik File > Save As, lalu ubah format "Save as type" menjadi Plain Text (.txt).
5. Buka di Excel: Di Excel, klik File > Open, pilih file .txt tadi. Di jendela Text Import Wizard, pilih Delimited, klik Next, lalu centang Comma sebagai pemisah. Klik Finish, dan data Anda akan tersusun rapi.

Strategi 2: Jalan Tol untuk 'Tabel'

Jika data Anda sudah berbentuk tabel di Word, prosesnya jauh lebih mudah dan cepat, namun tetap membutuhkan satu langkah cerdas.

1. Ubah ke Tabel (Jika Perlu): Jika data Anda masih berupa daftar, blok semua teks, klik tab Insert > Table > Convert Text to Table.
2. Salin dengan Cerdas: Arahkan kursor ke tabel hingga muncul tombol + kecil di sudut kiri atas. Klik tombol itu untuk memilih seluruh tabel secara presisi. Kemudian, tekan Ctrl+C.
3. Tempel di Excel: Buka Excel, klik satu sel, lalu tekan Ctrl+V. Data Anda akan langsung masuk ke sel-sel terpisah dengan rapi.

Jurus Pamungkas: Text to Columns

Terkadang, bahkan setelah disalin, satu sel di Excel masih berisi beberapa data (misalnya, "Jakarta, 12345"). Untuk memisahkannya:

1. Klik judul kolom untuk memilih seluruh kolom.
2. Buka tab Data, lalu klik Text to Columns.
3. Pilih Delimited, klik Next, lalu pilih pemisahnya (misalnya, Comma atau Space). Klik Finish.

Dengan memahami dan mengatasi 'jebakan' karakter tersembunyi ini, "proses yang dulunya tampak menakutkan kini dapat dilakukan dalam hitungan detik," membebaskan waktu Anda untuk fokus pada hal yang lebih penting: menganalisis data itu sendiri.