Cara Membuat Mailing di Word, Kirim Surat Massal Otomatis

Hitekno.com - Mailing di Word, atau lebih dikenal sebagai Mail Merge, adalah salah satu fitur yang sangat bermanfaat untuk membuat dan mengirim dokumen massal dengan cepat. Dengan fitur ini, pengguna Microsoft Word bisa membuat surat, undangan, sertifikat, invoice, hingga email massal hanya dengan satu template dokumen dengan data penerima ditarik otomatis dari file sumber seperti Excel.

Keunggulan utama Mail Merge adalah kemampuannya melakukan personalisasi data untuk tiap penerima. Jadi, meskipun isi dokumen sama, nama, alamat, atau data lain yang relevan bisa otomatis menyesuaikan dengan penerima yang berbeda. Hal ini tentu mempermudah pekerjaan administrasi, skripsi, laporan, hingga keperluan komunikasi bisnis agar lebih efisien. Berikut ini cara membuat mailing di Word dengan mudah:

Cara Membuat Mailing (Mail Merge) di Word

Berikut panduan lengkap untuk membuat mailing di Microsoft Word dengan bantuan file Excel:

1. Siapkan data sumber di Excel

Buat tabel berisi daftar nama, alamat, nomor telepon, email, atau data lain sesuai kebutuhan.

2. Buka Microsoft Word dan buat dokumen template

Tulis isi surat, undangan, atau dokumen yang ingin digunakan sebagai template.

3. Mulai Mail Merge

Klik tab Mailings di toolbar atas. Kemudian, pilih Start Mail Merge lalu tentukan jenis dokumen, misalnya Letters, E-Mail Messages, Envelopes, atau Labels.

Baca Juga: Bodi iPhone 17 Pro Gampang Lecet, Apple Angkat Bicara, Salahkan Dudukan MagSafe di Toko

4. Hubungkan dengan data Excel

Klik Select Recipients > Use an Existing List, lalu pilih file Excel yang sudah disiapkan.

5. Sisipkan field dari Excel

Gunakan fitur Insert Merge Field untuk memanggil kolom data dari Excel, misalnya Nama atau Alamat.

6. Atur posisi field dalam dokumen

Letakkan field sesuai kebutuhan di bagian isi surat agar data otomatis terisi saat merge.

7. Preview dokumen

Gunakan opsi Preview Results untuk melihat hasil penggabungan.

8. Cetak atau simpan dokumen

Klik Finish & Merge untuk mencetak langsung atau menyimpan setiap dokumen hasil merge.

Dengan cara ini, pengguna dapat menghasilkan puluhan hingga ratusan surat massal yang tetap terlihat personal tanpa perlu mengetik satu per satu.

Perbesar

Cara Mengirim Mailing Sebagai Email Massal

Selain surat cetak, Mail Merge juga bisa digunakan untuk mengirim email massal langsung dari Microsoft Word. Caranya sebagai berikut:

1. Siapkan data penerima di Excel

Pastikan ada kolom alamat email dan data lain yang diperlukan.

2. Buat template email di Word

Tulis isi email yang ingin dikirim secara massal.

3. Mulai Mail Merge untuk email

Buka tab Mailings, pilih Start Mail Merge > E-Mail Messages.

4. Hubungkan ke file Excel

Klik Select Recipients > Use an Existing List, lalu pilih file Excel.

5. Sisipkan data personalisasi

Tempatkan kursor di bagian isi email, lalu pilih Insert Merge Field untuk menambahkan nama atau data lain dari Excel.

6. Lihat hasil preview

Klik Preview Results untuk memastikan data tampil dengan benar.

7. Kirim email massal

Klik Finish & Merge > Send E-Mail Messages. Setelah itu pada kotak dialog, pilih kolom alamat email di bagian To, isi Subject email, dan pilih format email (HTML disarankan).

8. Konfirmasi pengiriman

Klik OK, maka Word akan mengirim email melalui Microsoft Outlook.

Pastikan Outlook sudah terpasang dan diatur sebagai program email default karena Word menggunakan sistem MAPI Outlook untuk mengirim email massal. Dengan metode ini, setiap penerima akan menerima email yang dipersonalisasi otomatis sesuai data mereka.

Mailing atau Mail Merge di Word adalah fitur yang sangat membantu untuk pekerjaan administrasi maupun komunikasi formal. Dengan memanfaatkan kombinasi Word dan Excel, pengguna bisa membuat dokumen massal yang rapi, personal, serta menghemat waktu. Baik untuk mencetak surat maupun mengirim email otomatis, Mail Merge adalah solusi praktis yang wajib dikuasai.