Gadget

Ketahui Apa Kegunaan Mail Merge di Microsoft Word

Sering berurusan dengan surat menyurat? Ketahui apa kegunaan Mail Merge di Microsoft Word.

Agung Pratnyawan

Ilustrasi Microsoft Word. (Microsoft)
Ilustrasi Microsoft Word. (Microsoft)

Hitekno.com - Sudah tahu apa kegunaan Mail Merge di Microsoft Word ini? Ternyata fitur ini memiliki banyak manfaat, teruntama buat kamu yang sering berurusan dengan surat menyurat.

Kegunaan Mail Merge di Microsoft Word yaitu untuk membantu kamu dalam membuat suatu dokumen yang memiliki isi sama namun ingin memiliki perbedaan pada beberapa data penerima dokumen tersebut seperti misalnya pada nama, alamat, nomor telepon, email dan lain-lain.

Oleh karena itu fitur Mail Merge pada program Microsoft Word ini sering digunakan dalam proses pembuatan surat, sertifikat, amplop, dan sebagainya dengan format penerima yang berbeda-beda.

Jadi kamu hanya perlu membuat sumber data yang akan menerima dokumen tersebut saja tanpa harus mengetik semuanya satu per satu.

Karena fitur Mail Merge akan memfasilitasi kamu untuk menggabungkan dua data yang berbeda menjadi satu, dengan begitu kamu jadi terhindar dari kesalahan input data penerima dari dokumen yang kamu buat.

Selain itu kamu juga bisa mengedit masing-masing lembar dokumen Microsoft Word loh.

Setelah mengetahui kegunaan Mail Merge di Microsoft Word, sudah pasti kamu ingin mengetahui langkah-langkah untuk membuat Mail Merge tersebut kan?

Microsoft Word. (Microsoft)
Microsoft Word. (Microsoft)

Nah untuk menggunakan fitur Mail Merge pada program Microsoft Word, kamu bisa mengikuti langkah-langkah berikut ini:

  • Buka Microsoft Excel dan buat data identitas penerima dokumen dalam format tabel seperti misalnya nama, alamat, jabatan dan lain-lain
  • Apabila sudah melengkapi database tersebut, simpan file tersebut
  • Buka Microsoft Word dan buat isi dokumen sesuai dengan kebutuhan kamu tapi pada bagian dokumen yang akan diisi dengan format identitas penerima seperti Nama : , Alamat : , Jabatan : dan lain-lain biarkan kosong
  • Apabila sudah selesai membuat dokumen, buka menu tab Mailings
  • Lalu pilih menu Start Mail Merge
  • Dan pilih menu Step By Step Mail Merge Wizard maka akan muncul popup pada sebelah kanan lalu pilih tipe dokumen yang akan kamu buat
  • Kemudian klik Next : Starting Document
  • Pada tahap selanjutnya klik opsi Use the current document karena dokumen yang akan digunakan sudah kamu buka dan klik Next : Select recipients
  • Klik pada opsi Use an existing list dan klik browse untuk mencari file data source yang telah kamu buat sebelumnya
  • Selanjutnya klik Next : Write Letter
  • Letakkan kursor di samping template identitas penerima dokumen yang kamu kosongkan sebelumnya, lalu klik Insert Merge Field. Kamu hanya perlu melakukan langkah ini pada satu lembar dokumen saja karena pada lembar dokumen berikutnya akan terisi secara otomatis
  • Apabila kamu ingin melihat hasilnya maka klik opsi Preview Result
  • Setelah itu klik menu Finish and Merge dan pilih opsi Edit Individual Document, maka tampilan Word akan menduplikat sebanyak data penerima dokumen tersebut

Itulah apa kegunaan Mail Merge di Microsoft Word yang bisa mempermudah dan mempercepat pekerjaan kamu sehingga kamu bisa menyelesaikan pekerjaan lainnya. Selamat mencoba!

Kontributor: Jeffry francisco

Berita Terkait