Gadget

Mengenal Aplikasi Inventaris Barang: Pengertian, Cara Mengelola dan Rekomendasinya

Aplikasi inventaris barang sangat berguna untuk menghindari kehabisan stok barang di dalam gudang.

Agung Pratnyawan

Aplikasi Inventaris Barang Multifungsi. (Mekari)
Aplikasi Inventaris Barang Multifungsi. (Mekari)

Hitekno.com - Sudah saatnya, di era teknologi ini, perusahaan baik yang masih berskala kecil (rintisan), menengah maupun besar menggunakan Aplikasi inventaris barang. Aplikasi inventaris barang sangat berguna untuk menghindari kehabisan stok barang di dalam gudang. Tentunya, setiap perusahaan tidak ingin membuat pelanggan loyalnya beralih ke kompetitor hanya gara-gara kehabisan stok barang.

Di sisi lain, dalam dunia inventaris juga terdapat istilah inventory oversupply. Ini merupakan kendala yang berkaitan dengan kelebihan stok barang yang berpotensi terjadinya kerusakan, kedaluwarsa, berkarat dan lain sebagainya.

Inventory oversupply akan berdampak langsung terhadap dead stock. Yakni, stok barang di gudang tidak layak lagi dijual atau tidak bisa digunakan. Kondisi ini tidak hanya membuat penumpukan barang di gudang, melainkan juga berpotensi menjadikan perusahaan mengalami kebangkrutan.

Tentunya, setiap perusahaan tidak ingin mengalami kerugian. Ini-lah alasan Anda wajib mengetahui cara mengelola inventaris barang dengan baik. Selain itu, Anda juga harus mengetahui rekomendasi Aplikasi inventaris barang terbaik untuk membantu pengelolaan pergudangan perusahaan. Namun, sebelumnya penting juga bagi Anda mengetahui apa itu inventaris.

Pengertian Inventaris

Secara umum, inventaris adalah daftar stok barang yang sudah dalam bentuk jadi maupun barang baku yang nantinya diolah menjadi barang jadi. Inventaris sebenarnya tidak hanya berkaitan dengan barang di perusahaan, melainkan juga sekolah, kantor dan lainnya. Namun, kebanyakan orang kalau berbicara inventaris berarti pembahasan utamanya adalah persediaan barang di perusahaan.

Kita bisa membedakan pengertian inventaris dalam dua sektor, yakni perusahaan manufaktur dan jasa. Berikut penjelasan selengkapnya:

Pengertian Inventaris Perusahaan Manufaktur

Pengertian inventaris di perusahaan manufaktur bisa ‘mengadopsi’ pengertian secara umum yang telah dipaparkan di atas. Yakni, daftar stok barang yang sudah dalam bentuk jadi maupun barang baku yang nantinya diolah menjadi barang jadi.

Misalnya, inventaris di perusahaan yang memproduksi sandal. Inventaris yang berupa barang jadi ialah sandal itu sendiri. Sedangkan inventaris berupa barang baku antara lain lem, karet dan dan lainnya.

Pengertian Inventaris Perusahaan Jasa

Inventaris di dalam perusahaan jasa berkaitan dengan sesuatu yang tidak berwujud fisik. Mengingat perusahaan jasa menghasilkan ‘produk’ berupa layanan, bukan barang sebagaimana perusahaan manufaktur. Sehingga, yang termasuk inventaris di dalam perusahaan jasa adalah proses pemberian layanan yang sedang berlangsung hingga terjadinya transaksi antara pemberi dan penerima layanan.

Untuk diketahui, pembahasan artikel ini lebih kami arahkan pada inventaris perusahaan manufaktur. Nah, di bawah ini kami lanjutkan pembahasan mengenai cara mengelola inventaris barang dengan baik. Simak dengan saksama ya!

Cara Mengelola Inventaris Barang dengan Baik

Pengelolaan inventaris barang yang dilakukan dengan baik akan berdampak langsung terhadap ‘kesehatan’ finansial perusahaan. Ya, dengan melakukan itu, perusahaan akan memperoleh laba dan terhindar dari kerugian.

Sedikitnya ada lima cara mengelola inventaris barang dengan baik. Berikut kami jelaskan secara detail.

1. Mencatat Semua Informasi Barang
Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah mencatat semua informasi barang yang berkaitan dengan bisnis. Informasi barang yang dimaksud diantaranya harga barang, penyuplai barang, QR code, stock keeping unit (SKU) dan lainnya.

Catatan informasi barang ini dapat Anda jadikan pegangan untuk mengetahui mana barang yang stoknya sudah menipis atau mengalami kelangkaan dan mana yang tidak. Nah, catatan ini sangat penting sebagai acuan perencanaan stok barang.

2. Membuat Skala Prioritas
Langkah kedua adalah membuat skala prioritas barang. Apa maksudnya? Anda harus mencatat barang-barang yang perputarannya cepat dan yang tidak. Nah, barang yang perputarannya cepat itu-lah yang harus dijadikan skala prioritas karena penyetokannya mesti lebih banyak dari yang lain.

Di sisi lain, melalui pembuatan skala prioritas, Anda akan mengetahui mana barang yang membutuhkan stok sedikit atau bahkan dihentikan. Barang yang dihentikan penyetokannya berarti tidak laku di pasaran.

3. Melakukan Stok Opname
Mengelola inventaris juga tak boleh lepas dari stok opname. Kegiatan penghitungan stok barang secara berkala ini sangat diperlukan untuk mengetahui apakah catatan yang ‘terekam’ di dalam pembukuan sudah sesuai dengan yang sebenarnya.

Sebagai tips, stok opname sebaiknya dilakukan secara rutin sekali dalam sebulan. Pasalnya, semakin sering melakukan stok opname, semakin berdampak baik pula terhadap ‘kesehatan’ pergudangan. Kendati demikian, tidak aturan waktu yang harus diikuti dalam melakukan stok opname. Sehingga, Anda harus menyesuaikan kegiatan ini dengan bisnis yang Anda geluti.

4. Memantau Kinerja Penyuplai
Cara mengelola inventaris barang tidak saja berkutat di dalam internal perusahaan, melainkan juga eksternal perusahaan seperti pihak penyuplai. Ya, kinerja penyuplai memang harus dimonitor secara berkala. Hal ini agar kegiatan suplai barang ke perusahaan Anda berjalan dengan baik dan lancar.

Memantau kinerja penyuplai berarti berkaitan dengan ketepatan waktu, kualitas barang dan pelayanan, proses retur barang yang rusak dan lain sebagainya. Jika (misalnya) suplai barang terus-terusan tidak dilakukan dengan tepat waktu maka Anda harus menegurnya karena bisnis Anda bisa terganggu. Atau, jika memang kesalahan yang dilakukan penyuplai berkali-kali atau sudah fatal, sebaiknya Anda beralih ke penyuplai lain yang kinerjanya lebih baik.

5. Menggunakan Aplikasi inventaris barang
Kami menyarankan Anda menggunakan aplikasi inventaris barang yang mumpuni untuk melakukan pengelolaan gudang. Aplikasi ini dapat tidak hanya membantu tetapi juga memudahkan Anda dalam memanajemen urusan pergudangan perusahaan Anda.

Ya, Aplikasi inventaris barang pada umumnya memang didukung oleh fitur-fitur yang mumpuni untuk mengetahui kapan harus re-stock barang, berapa barang yang terjual, mana barang yang jumlahnya masih banyak dan lain sebagainya. Hanya dengan menatap layar smartphone atau komputer/laptop, pekerjaan Anda dijamin selesai dengan cepat dan akurat.

Manfaat Menggunakan Aplikasi Inventory

Sedikitnya ada lima manfaat penggunaan aplikasi inventory bagi perusahaan baik berskala kecil, menengah maupun besar. Di antaranya sebagai berikut:

1. Pengelolaan Barang Efektif dan Efisien
Pengelolaan barang dengan menggunakan aplikasi inventory jauh lebih efektif dan efisien. Aplikasi inventaris barang sudah didukung oleh sistem yang bekerja secara otomatis.

Anda tidak lagi membutuhkan tumpukan kertas yang bisa saja membingungkan karena saking banyaknya. Ya, semua hal-hal yang berkaitan dengan pengelolaan stok barang bisa dengan mudah dan cepat serta akurat oleh Aplikasi inventaris barang.

Di sisi lain, untuk membuat laporan terkait inventaris perusahaan, jika menggunakan cara manual, hal itu bisa membutuhkan waktu yang lama, bahkan tidak menutup kemungkinan terjadi kesalahan atau human error. Sebaliknya, jika Anda menggunakan Aplikasi inventaris barang, pembuatan laporan dalam waktu beberapa saat saja dan semua data yang tercatat tidak akan salah karena sistemnya canggih.

2. Pemantauan Stok Barang Makin Mudah
Selain pengelolaan, Aplikasi inventaris barang juga dapat membantu dan memudahkan perusahaan dalam memantau stok barang. Hal ini karena Aplikasi inventaris barang berisi fitur-fitur mumpuni untuk melihat data dan informasi terkait masuk-keluarnya barang dan hal-hal lain yang berkaitan dengan itu.

Dengan begitu, stok barang di perusahaan Anda menjadi lebih ‘sehat’ alias terkontrol dengan baik. Di sisi lain, pelanggan juga bisa memperoleh barang  dalam waktu yang cepat.

3. Memudahkan Pengaturan Saldo
Perlu Anda ketahui bahwa Aplikasi inventaris barang juga (pada umumnya) memiliki fitur yang berfungsi untuk memuat laporan keuangan perusahaan secara akurat. Sehingga, perusahaan dapat dengan mudah melakukan pengecekan sekaligus melakukan pengaturan saldo yang ada.

Misalnya, untuk mengatur saldo guna penambahan jumlah persediaan barang seiring dengan meningkatnya angka penjualan. Nah, data keuangan yang tersimpan dalam Aplikasi inventaris barang dalam membantu Anda dalam hal itu.

4. Laporan Akurat
Aplikasi inventaris barang mampu menyajikan laporan yang akurat. Menariknya, aplikasi ini juga terintegrasi dengan pencatatan laporan keuangan. Sehingga, (misalnya) hal-hal yang berkaitan dengan pengeluaran dan pemasukan barang akan tercatat secara otomatis dan sistem akan melakukan update data (juga secara otomatis).

Coba bayangkan, hal itu Anda lakukan secara manual! Tidak saja buang-buang waktu dan energi, Anda mungkin saja pusing karena banyaknya data. Belum lagi ada human error yang amat mungkin terjadi.

5. Perusahaan Makin ‘Sehat’
Pada ujungnya, dengan menggunakan Aplikasi inventaris barang, perusahaan akan semakin sehat dalam hal penyediaan barang. Dengan kata lain, perusahaan sangat mungkin terhindar dari kebangkrutan. Kok bisa?

Anda mungkin sudah tahu, stok barang adalah ‘kunci’ dari penjualan dan keberlangsungan bisnis. Jika stok barang tidak diatur atau dikelola dengan apik, perusahaan akan kelabakan atau mengalami kesemrawutan memenuhi permintaan pasar.

Dan, permintaan pasar itu sifatnya berubah-ubah. Oleh karenanya, perlu adanya pengelolaan inventaris yang profesional via aplikasi digital guna mengetahui permintaan pasar yang berubah-ubah itu, sehingga perusahaan tidak kelabakan dalam memenuhinya.

Rekomendasi Aplikasi inventaris barang Terbaik

Jurnal by Mekari merupakan aplikasi dengan sistem ERP yang dapat terintegrasi dengan fungsi bisnis lain seperti akuntansi, penjualan, manufaktur, inventaris dan distribusi.

Jurnal by Mekari memiliki fitur Rekonsiliasi Bank, Anda bisa melakukan rekonsiliasi secara otomatis dengan menghubungkan aplikasi Jurnal by Mekari Anda dengan rekening bisnis BCA. Transaksi bank Anda dapat dicocokkan secara otomatis dengan faktur, pembayaran tagihan dan pembelian yang sudah dicatat di Jurnal by Mekari.

Anda juga dapat mengelompokkan transaksi serupa dengan bulk import sehingga dapat mencocokkannya sekaligus. Ini sangat berguna jika Anda pindah ke Jurnal by Mekari dan mengimpor transaksi yang lalu. Dengan fitur Report Center di Jurnal by Mekari, Anda bisa mencatat dan membuat laporan keuangan yang meliputi laba rugi, neraca, penjualan dan lain-lain.

Pencatatan dan pelaporan manual tentu saja akan memakan banyak waktu dan memiliki peluang besar terjadinya human error. Ini akan menghambat efisiensi dan produktivitas perusahaan Anda.

Jurnal by Mekari menawarkan layanan hybrid cloud, di mana Anda bisa memasang aplikasi di server kantor atau di cloud. Aplikasi tetap bisa dipakai meskipun koneksi internet mati.

Jurnal by Mekari dapat digunakan untuk lebih dari satu entitas perusahaan tanpa biaya tambahan. Dengan database SQL server, Jurnal by Mekari kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.

Jurnal by Mekari memiliki fitur Auto Number Tax yang dapat memudahkan Anda mencatat penomoran pajak untuk faktur pajak secara otomatis tanpa harus ribet menulis manual.

Anda juga bisa mengexport data pajak perusahaan Anda dari aplikasi Jurnal by Mekari yang dapat langsung di import ke aplikasi E-Faktur. E-Faktur Anda dapat langsung dibuat di dalam Jurnal by Mekari karena sudah terintegrasi dengan OnlinePajak yang dapat menghitung, menyetor dan melapor pajak dalam satu aplikasi saja. Sangat praktis, bukan?

Jurnal by Mekari menawarkan UI UX yang baik diantaranya dapat digunakan di berbagai device seperti desktop dan smartphone, tampilan yang simple dan navigasi yang jelas, color scheme yang tidak kontras sehingga tidak membuat mata Anda sakit dan setiap fiturnya memiliki fungsi yang dibutuhkan oleh pemilik bisnis di berbagai divisi.

Jurnal by Mekari menyediakan aplikasi yang dapat dicustom sesuai dengan bisnis flow perusahaan Anda. Segera konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda dengan konsultan ahli Jurnal dengan mengunjungi link berikut ini https://www.jurnal.id/id/aplikasi-keuangan/ .

Semoga artikel ini bermanfaat dan jangan lupa share, ya!

Berita Terkait